UFFICIO STAMPA: cosa fa e perché è fondamentale per il tuo brand

UFFICIO STAMPA: cosa fa e perché è fondamentale per il tuo brand
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Ci sono delle figure professionali che restano nell’ombra ma fanno funzionare tutta la filiera della comunicazione, uno di questi è l’ufficio stampa, cosa fa? Perché ogni brand dovrebbe averne uno?

Cosa fa l’ufficio stampa?

L’ufficio stampa ha il compito di curare i rapporti del suo cliente verso i giornalisti e le varie testate.

Sostanzialmente un buon press office nasce con lo scopo di pubblicizzare il cliente dandogli visibilità verso la stampa di settore ma anche quella generalista (in base alle esigenze del cliente). Fornisce risposte ai giornalisti e comunica ai media tutte le novità del cliente, veicolando una comunicazione corretta e focalizzata nel trasmettere determinati messaggi.

L’ufficio stampa gestisce le comunicazioni verso l’esterno e verso l’interno.

Ha il compito di realizzare la rassegna stampa periodicamente, indicando al cliente tutti i risultati ottenuti in termini di reputazione e pubblicazioni. Scrive comunicati stampa, gestisce le interviste e organizza conferenze stampa.

Con l’avvento del digitale l’ufficio stampa ha anche il compito di comunicare attraverso il web e di utilizzare tutti i canali digital per svolgere il suo lavoro a 360°.

Perché è fondamentale avere un buon press office?

Come abbiamo spiegato precedentemente, occupandosi di comunicazioni ufficiali verso enti a volte molto rilevanti (testate giornalistiche, portali web molto trafficati ecc ecc), l’ufficio stampa ricopre un ruolo fondamentale nel piano di comunicazione di un brand.

Vista la delicatezza del ruolo è quindi necessario collaborare con dei professionisti qualificati e dalla comprovata esperienza e professionalità.

Un cattivo press office rischierà di rovinare la reputazione del cliente verso i vari media coi quali si interfaccerà. Allo stesso tempo un lavoro svolto in modo approssimativo tenderà a non portare grandi risultati in quanto le comunicazioni in uscita verso i vari media sono moltissime e solo i migliori riescono a catturare l’attenzione.

La giornata tipo di un press office.

Non c’è una giornata sempre uguale all’interno di un ufficio stampa, molto dipende dai clienti seguiti, dalle scadenze e dal periodo dell’anno in cui ci troviamo. Abbiamo però provato a riassumere le varie mansioni e ad elaborare un prospetto di giornata tipo che potrebbe essere il seguente:

Prima mattina

Leggere sui vari media notizie uscite riguardanti i propri clienti, verificare che tutto sia stato comunicato per il meglio, informarsi riguardo opportunità di pubblicazioni, leggere notizie riguardanti la concorrenza e pianificare quindi le prossime mosse.

Mattinata

Inviare la rassegna stampa al cliente contenente tutte le pubblicazioni ottenute.

Fine mattinata

Inviare comunicati stampa, fare i recall, contattare agenzie stampa e periodici.

Primo pomeriggio

Contattare i quotidiani (la riunione di redazione del mattino si svolge nella fascia oraria 11.30-13.00 mentre la riunione di redazione del pomeriggio più o meno dalle 16.00/16.30).

Pomeriggio

Contattare periodici, settimanali ecc ecc. Non oltre le 17:30/18:00 visto che per quell’ora non si riuscirà a contattare più nessuno.

Fine pomeriggio

Assemblare press kit, scrivere comunicati stampa, aggiornare i testi delle varie comunicazioni (anche del sito web se di competenza del press office), rispondere alle richieste ricevute via mail, aggiornare le medialist.

In conclusione il ruolo dell’ufficio stampa è fondamentale e molto importante, racchiude una miriade di attività differenti e deve essere svolto con assoluta precisione.

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